5 bước chuẩn hóa quy trình đào tạo nhân lực nhà quản lý cần nắm vững

Tùy vào từng doanh nghiệp mà các bước chuẩn hóa quy trình đào tạo nhân lực sẽ có sự khác nhau. Có doanh nghiệp cần 5 bước nhưng có những doanh nghiệp cần đến 6, 7 bước. Số bước chuẩn hóa sẽ dựa vào tình hình riêng, tuy nhiên cho dù bao nhiêu bước đi chăng nữa thì nhà quản lý cũng cần nắm vững 5 bước chuẩn hóa quy trình đào tạo nhân lực sau đây:

Bước 1: Đánh giá nhu cầu đào tạo của doanh nghiệp

Để chuẩn hóa được quy trình đào tạo nhân lực trong doanh nghiệp hay ít nhất là thực hiện đào tạo hiệu quả, người quản lý cần xác định chính xác nhu cầu của doanh nghiệp mình. Nhu cầu này được đánh giá dựa vào việc quan sát những thách thức hiện tại và tương lai của doanh nghiệp hoặc thông qua khoảng cách giữa hiệu suất thực tế và hiệu suất kỳ vọng của nhân viên.

Để xác định chính xác nhu cầu của nhân viên, nhà quản lý cần đặt vấn đề bằng cách trả lời những nội dung sau:

• Mục tiêu của doanh nghiệp là gì?

• Nhiệm vụ nào phải được hoàn thành để thực hiện được những mục tiêu đó?

• Thái độ, hành vi cần thiết cho mỗi nhân viên để hoàn thành được nhiệm vụ được giao là gì?

• Những thiếu sót (nếu có) trong kỹ năng, kiến thức và thái độ của nhân viên khi thực hiện công việc là gì?

Quá trình đánh giá nhu cầu đào tạo của doanh nghiệp có thể dựa trên phương diện là cá nhân và nhóm. Trong khi đào tạo cá nhân chú trọng đến việc cải thiện hiệu suất khi không hoàn thần công việc thì đào tạo nhóm có xu hướng khuyến khích sự đổi mới của nhân viên do sự thay đổi trong chính chiến lược của doanh nghiệp. 

Ngoài ra, phân tích hiện trạng nguồn lực cũng là một trong số những cách giúp cho người quản lý hiểu rõ hơn về nhu cầu nguồn lực mà doanh nghiệp đang cần. Đây cũng là cơ sở để dự báo nhu cầu và tìm kiếm nguồn cung cấp nhân lực trong tương lai.

Bước 2: Xác định kỹ mục tiêu đào tạo của doanh nghiệp

Bước tiếp theo chính là xác định mục tiêu đào tạo của doanh nghiệp, mục tiêu sẽ bao gồm: yêu cầu về kỹ năng đào tạo, trình độ, số lượng và cơ cấu học viên, thời gian đào tạo,... Bước này giúp cho người quản lý đánh giá được trình độ chuyên môn cụ thể của từng nhân viên. 

Hiện tại, một trong những mô hình SMART được nhiều doanh nghiệp tin dùng để thực hiện tốt bước này. Các mục tiêu để đánh gia bao gồm: 

• Specific (Cụ thể): Doanh nghiệp cần tập trung vào những mục tiêu cụ thể, rõ ràng tránh đưa ra nhiều mục tiêu cùng một lúc. 

• Measurable (Đo lường được): Để đánh giá được sự tiến bộ hay hiệu quả của quá trình đào tạo đòi hỏi các mục tiêu nhà quản lý đưa ra phải đo lường được. 

• Achievable (Có thể đạt được): Nhà quản lý cần đưa ra các mục tiêu thực tế, có thể đạt được. Tuyệt đối không được đặt mục tiêu vượt quá tầm với hay quá dễ để thực hiện. Bởi như thế sẽ tốn thời gian và công sức nhưng hiệu quả thực tế đem lại không có. 

• Relevant (Có liên quan): Mục tiêu có liên quan sẽ giúp cho nhà quản lý trả lời các câu hỏi như: 

  • Quy trình đào tạo có mang lại giá trị tốt nhất cho doanh nghiệp không?

  • Đây có phải là thời điểm thích hợp để đào tạo?

  • Quy trình này có phù hợp với chiến lược phát triển nhân lực của doanh nghiệp hay không?

• Time-Bound (Giới hạn thời gian): Nhà quản lý cần đặt ra thời gian cụ thể để thực hiện quá trình đào tạo, tránh trì hoãn hay hoàn thành mục tiêu trước thời hạn.

Bước 3: Dành thời gian để xây dựng chương trình đào tạo phù hợp

Chương trình đào tạo nhân lực sẽ được xây dựng dựa trên nhu cầu và mục tiêu đào tạo đã xác định. Thông qua đó nhà quản lý sẽ chọn ra phương pháp đào tạo phù hợp cho nhân viên của mình. Một chương trình đào tạo đầy đủ phải bao gồm một số nội dung sau đây:

• Ai sẽ được đào tạo, số lượng là bao nhiêu?

• Thời gian đào tạo diễn ra trong bao lâu, tần suất đào tạo như thế nào?

• Phương pháp nào được sử dụng cho chương trình đào tạo?

• Mức độ đào tạo như thế nào?

• Loại hình đào tạo là gì?

Ngoài ra, nhà quản lý cần chuẩn bị thêm về nội dung, tài liệu đào tạo, thiết kế hướng dẫn và các yêu cầu đào tạo. Ngoài ra là các thông tin cụ thể và rõ ràng cho quá trình đào tạo để nhân sự được nắm rõ. 

Bước 4: Đào tạo nhân sự 

Bước tiếp theo là tiến hành đào tạo nhân sự theo kế hoạch đã vạch ra. Một trong những chương trình đào tạo hiệu quả giúp nhân viên tham gia vào quá trình đào tạo và thực hành các kỹ năng, kiến thức của họ. Nhà quản lý cần khuyến khích nhân viên của mình tham gia thảo luận, đặt câu hỏi, đóng góp ý kiến, học hỏi,...

Hãy đảm bảo bạn là người luôn theo sát nhân viên của mình trong suốt quá trình đào tạo. Cụ thể các yếu tố liên quan đến giờ giấc, thời gian trong quá trình đào tạo nhân viên phải được đảm bảo, chỉ như thế bạn mới đánh giá được sự hiệu quả khi chương trình đào tạo kết thúc. 

Bước 5: Đánh giá quy trình

Cuối cùng là đánh giá quy trình và rút kinh nghiệm từ chương trình đào tạo. Sau khi hoàn thành nhà quản lý cần đánh giá chi tiết kết quả của quy trình đào tạo và cách phát triển nguồn nhân lực sao cho hiệu quả nhất. 

Dựa vào những mục tiêu ban đầu nhà quản lý cần đánh giá bằng định lượng khách quan để thấy rõ những sai lệch rõ ràng giữa kế hoạch, số lượng và chất lượng nhân viên, tỷ lệ thuyên chuyển, năng suất lao động, sự hài lòng của nhân viên đối với công việc. 

Để có được những đánh giá chính xác nhất, nhà quản lý có thể thực hiện khảo sát, thu thập ý kiến của nhân viên về quá trình đào tạo. Bạn có thể áp dụng mô hình KirkPatrick gồm 4 cấp độ như sau:

• Phản ứng (Reaction): Phản ứng của học viên ngay sau khóa học.

• Học hỏi (Learning): Kiểm tra kiến thức/ kỹ năng của học viên.

• Hành vi (Behavioral): Đánh giá mức độ cải thiện trong kết quả công việc của học viên.

• Kết quả (Result): Đánh giá mức độ cải thiện trong kết quả hoạt động của doanh nghiệp.

Bước đánh giá này cần được thực hiện nghiêm túc để thu về kết quả chính xác nhất cho doanh nghiệp mình. 

Bên cạnh ứng dụng 5 bước chuẩn hóa trên, việc ứng dụng công nghệ vào quy trình đào tạo nhân sự cũng là cách làm hay được nhiều doanh nghiệp ứng dụng. 

Một trong số đó phải nhắc đến là phần mềm thi trắc nghiệm trực tuyến AZtest đã và đang được rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn cho mô hình của mình. AZtest cung cấp phần mềm thi trắc nghiệm online giúp cho doanh nghiệp đánh giá chính xác năng lực của nhân viên, thông qua đó nhà quản lý sẽ có được kế hoạch xây dựng chương trình đào tạo phù hợp, đáp ứng được nhu cầu chuẩn hóa quy trình đào tạo của doanh nghiệp mình. 

Để biết thêm thông tin chi tiết bạn đọc có thể liên hệ hotline 0987.893.519 hoặc Fanpage https://m.me/aztest.vn để được các chuyên viên tư vấn của chúng tôi hỗ trợ một cách tận tình và chi tiết nhất!

Hy vọng với 5 bước chuẩn hóa quy trình đào tạo nhân lực nhà quản lý cần nắm vững mà AZtest chia sẻ ở bài viết trên sẽ giúp bạn có thêm những kinh nghiệm để ứng dụng vào doanh nghiệp mình. 

>>>XEM THÊM: Bật mí 05 phương pháp quản lý nhân sự hiệu quả cho nhà quản lý